Erik gick in till sin chef Bosse. -Hur ska jag göra med kaffekopparna? Nu är det bara tre kvar och vi är faktiskt sju anställda. Kan jag beställa nya?
Chefen tittade på Erik, skruvade lite på sig och harklade sig. -Ja, du vet. Budgeten är lite ansträngd just nu. Men jag har möte med min chef på tisdag. Jag ska se vad vi kan göra.
Erik finner sig själv skaka på huvudet i tystnad när han lämnar rummet. För h-vete, tänker han, kan han inte ens ta ett beslut om några kaffekoppar.
På tisdagen har Bosse möte med sin chef, Jenny. Jenny är förvaltningschef med en plats i ledningsgruppen. Bosse och Jenny avhandlar sina mötesfrågor och till sist kommer Bosse till kaffekopparna. -Jo, du, personalen undrar om kaffekoppar. Ingrid tappade en i golvet förra veckan, så nu har vi bara tre. Och vi är sju på avdelningen. Kan jag köpa in några stycken?
Jenny spänner ögonen i Bosse. -Du vet att vi blöder ekonomiskt, vi har köpstopp på vår förvaltning.
-Ja, men vi kan ju inte ens ta kaffepaus, svarar Bosse, de får gå i skift.
– Det kanske är det som behövs, mindre kaffedrickande och mer jobb. Men jag ska ta upp det i ledningsgruppen imorgon om vi kan göra ett undantag.
Dagen efter är det ledningsgruppsmöte. Jenny slår sig ner tillsammans med de andra förvaltningscheferna. Det är här de stora och övergripande frågorna ska avgöras. Jenny inleder direkt. -Ja, nu kom Bosse, ni vet chefen för Uggleriet, och bad om nya kaffekoppar. De hade tydligen bara tre kvar. Vi har köpstopp i vår förvaltning. Kan vi göra ett undantag?
Högsta chefen Nils tittar på Jenny. -Hur skulle det se ut? Gör vi undantag där, då kommer det fler. Kan vi hitta en annan lösning? Är det någon av er andra som har överblivna kaffekoppar? Nils tittar på de andra förvaltningscheferna som alla rycker på axlarna. Kanske, vi har inte koll, är kontentan.
-Nähä, då gör vi så, att till nästa månads ledningsmöte vill jag att ni inventerar kaffekopparna på er förvaltning och ser om det går att få fram några som inte används.
Efter en månad samlas alla igen. -Jaha, säger Nils, hur har det gått med inventeringen av kaffekoppar?
Alla förvaltningschefer skakar på huvudet. Verkligheten var sådan att de hade skickat ut frågan till sina chefer, men inte fått svar tillbaka ännu.
-Nähä, då ger vi det lite mer tid, säger Nils. Till nästa möte skall ni ge besked!
En månad senare sitter de där igen. -Hur är det med kaffekopparna? frågar Nils.
Gun, en av förvaltningscheferna, tar ordet. -Jo, det är så att vi hade två över, men Ing-Britt på Fjölltofta behövde behålla dem ifall att.
-Så ni menar att det inte finns några kaffekoppar över till Uggleriet? frågar Jenny. Bosse har varit på mig flera gånger och undrar varför det dröjer.
Alla nickar, inte en enda kaffekopp fanns över.
-Jaha, det var ju inte bra! säger högste chefen Nils. Jag får göra så att jag skriver ihop ett utkast till ett förslag till politiken om ett undantag, så tittar vi på det nästa möte.
En månad senare sitter ledningsgruppen samlade igen. Nils har författat ett tre sidor långt förslag om inköp av kaffemuggar till Uggleriet. Förvaltningscheferna nickar instämmande. Det här är bra skit! Det måste politiken godkänna. De kommer överens om att lägga fram förslaget. Tyvärr hinner det inte med i nästa möte, för det har inte lagts fram i tid, men kommunstyrelsen sammanträder igen om tre veckor. Då skall det tas upp.
Tre veckor senare är den stora dagen kommen, trodde alla… Kommunstyrelsen är nämligen oeniga om ett undantag från köpstoppet är förenligt med kommunallagen. Nej, det här behöver först utredas och sedan tas ett beslut i fullmäktige.
Och under tiden har Uggleriets personal vandrat i ovisshet om sina kaffekoppar. Ska de få? Ska de inte? De skrattar åt ledningens tafatthet att inte kunna ta beslut, de fokuserar på det de kan göra och tar med sig varsin kaffekopp hemifrån. Och en hel kommun har lagt massor av arbetstimmar på några kaffekoppar…
Det här exemplet är naturligtvis kraftigt tillspetsat. Och nu använder jag en kommun som exempel, men den här typen av beteende ser vi i många stora organisationer. Både privata och offentliga. Chefer blir rädda för att göra fel och slutar ta beslut. De skickar frågor uppåt och de i sin tur fegar. Varför blir det så? Det finns egentligen två stora anledningar, att det finns en väldigt stark ledare i toppen, som även om hen vill väl skapar rädsla i leden. En av de största anledningarna till att diktaturer har så svårt att för bli framgångsrika… 🙂 Den andra stora anledningen är en kombination av struktur och kultur. Hierarkiska strukturer tenderar att göra oss mer obeslutsamma, flera led har risk för att få skit vid felbeslut. Samtidigt som vi riskerar att bygga en kultur där vi just är rädda för att göra fel. Ingen människa vill få skit och vi lever i en tidsperiod där det finns brist på modiga ledare. Feghetskulturen präglar vårt samhälle i stort och det sprider sig till organisationerna. Felbeslut kan bli tidningsrubriker och man kan hängas ut på sociala medier. Däremot icke-beslut är sällan uppmärksammade, hur kasst det än må vara. De flesta kör den säkra vägen och det är oftast den kassa vägen.
Forskning visar att plattare organisationer har lyckligare personal. Platta organisationer gör att självbestämmandet på varje enhet ökar och vi har nära till besluten. Personalen upplever större kontroll över sitt arbete och sin situation, vilket är grunden till välmående. Stora organisationer präglas alltför ofta av hierarki. Hierarki är tryggt för de längst upp, för de upplever kontroll. En platt organisation bygger på tillit och det är läskigt för en chef att släppa den kontrollen. Samtidigt som det är det som krävs för att skapa en framgångsrik och välmående verksamhet. Vilket då kräver modiga ledare som vågar släppa greppet, som vågar lyfta andra till att ta egna beslut. En bra ledare backar upp dig om du gör fel, det viktiga är att du gör!
Många offentliga organisationer har odlat en icke-beslutskultur under lång tid. Man har byggt upp system och strukturer som hjälper till att ha det så. Vilket gör att de blir extremt ineffektiva, trots att de har en enorm potential. Och det gör människor sjuka, för de får gå i ovisshet och med liten upplevd kontroll över sin arbetssituation. De får inga klara besked och de får vänta i evigheter på att få dem. Trots att dessa människor har några av de mest meningsfulla jobb som finns, riskerar de att gå till ett jobb som känns meningslöst. Fast i ett system som skulle kunna fungera väldigt mycket bättre med lite mod och tillit.
Vi ses i en gladare och lyckligare morgondag!
Happy Cato
