Etikett: organisation

Har du någonsin jobbat på en arbetsplats eller funnits i ett annat sammanhang där det fanns ett regelverk att följa? Som sedan inte följdes av vissa, men det fick inga konsekvenser? Det har jag och det är en av grunderna till konflikter på en arbetsplats.

Jag lyssnade för några år sedan på föreläsaren Janne Gunnarsson. Han uttryckte det som så, att det viktigaste för att bli en bra ledare är att vara konsekvent. Det här var innan tankarna kring mitt eget företagande hade tagit fart, men jag tog till mig den meningen. När jag sedan snöade in mer och mer på lyckobegreppet och vad som får oss att må bra på jobbet, insåg jag att Janne hade rätt. En konsekvent ledare gör att vi som medarbetare upplever kontroll, grunden för välmående. En inkonsekvent ledare gör att vi inte upplever någon kontroll. Om du knackar på hos chefen och inte vet om du möts av en utskällning eller en kram, det är jobbigt. Det fyller oss med ovisshet och oro, vi har inte koll på läget. Då är det faktiskt bättre att veta att vi kommer få en utskällning, för då kan vi mentalt vara förberedda på det. Eller skita i att knacka på chefens dörr. Det här är alltså grunden till ett framgångsrikt ledarskap, att vara konsekvent. Vilket leder in på dagens ämne, för även den mest ordblinde kan se att ordet konsekvent och konsekvens har en viss koppling till varandra.

Ett regelverk utan konsekvenser är inget regelverk. Sedan vad vi kallar det spelar mindre roll. Policies, riktlinjer eller förhållningsregler, kärt barn har många namn. Även om det kan finnas skillnader i hur hårt vi håller på de olika, en regel och en riktlinje kan vara olika strikta, fast i grunden är de samma sak. En uppsättning av punkter som organisationen vill att vi ska förhålla oss till och följa i vårt arbete. Ibland är vi med och sätter upp dem själva. Ibland finns de oskrivna reglerna, de ger upphov till mängder av konflikter, med konsekvensen av skuld och skam. Det är dock inte de jag tänker på i detta inlägget.

Jag har, som sagt, varit anställd i organisationer där det fanns ett regelverk, eller uttalade policies. I de flesta fall var de ganska tydliga och konkreta, vilket är en bra grundförutsättning för att en regel skall hållas. Exempelvis, du skall inom X antal arbetsdagar ha återkopplat till kunden via e-post eller telefon. Kontaktar en kund mig skall jag alltså enligt regelverket ha återkopplat på något sätt inom X antal dagar. Det behöver inte ha varit med det fullständiga svaret som kunden önskade, men åtminstone ett meddelande att jag tagit emot det och att jag skall undersöka saken. Eller, som många arbetsplatser nu inför, att det skall vara rökfritt under arbetstid. En väldigt tydlig regel, mellan 08.00 och 17.00 vill vi att du inte röker, för dina kunders och kollegors skull. Speciellt Lisbet med sina allergier. Det är tydliga regler, oerhört svåra att misstolka. Ändå finns det människor som inte följer de uppsatta reglerna.

Det kan ju bero på att de inte känner till dem. Då behöver vi som ansvariga kommunicera ut dem bättre. Det kan bero på att vi är dåliga i ledningen att märka när reglerna inte följs. Då behöver vi antagligen spendera mer tid med vår personal eller med våra kunder. För de vet det med all säkerhet. Det kan också bero på att vi som personal skiter i reglerna. För vi vet att det inte finns någon konsekvens. Vi skapar oskrivna regler, skyddar varandra och skapar en egen subkultur utanför ramarna. Det kan ju också bero på att ledningen inte följer regelverket själva, vilket gör det helt bisarrt för resten av organisationen att följa det. Inkonsekvent ledarskap i sin renaste form. Vi vill att alla ni följer det här, men det gäller inte oss häruppe på toppen. En ledare måste leda med exempel. Barn gör som du gör, inte som du säger. Det gäller oss vuxna med. Anställda gör som ledningen gör, inte som de säger. Ska du vara en ledare, måste du leda med exempel, annars är du en hycklare (det är vi alla ändå på ett eller annat sätt).

Skapar ni regelverk, policies osv. Se till att också ha en tydlig lista på konsekvenser om regelverken inte följs. Det skapar trygghet för de som är ledare. De vet hur de ska agera, de upplever kontroll. En ledare som upplever kontroll är en klart bättre ledare än en som inte gör det. För det är då de riskerar att bli inkonsekventa. En klar lista av konsekvenser skapar också tydlighet för de anställda. De upplever större kontroll, även om de inte gillar konsekvenserna. En del betalar skatt för att de inte gillar konsekvenserna om de låter bli. Inte för att de gillar att betala skatt.

Jag är ingen regelverksmänniska. Det vet de flesta som känner mig. Jag är t.o.m en uppviglare ibland mot regelverk. Som att inte få ha keps på sig inomhus. Varför får man inte det? Det är det få som har något relevant svar på. Anledningen till att man tog av sig hatten när man kom hem till någon är grundat i industrialismen. Ute i stadsmiljön var det skitigt och en hatt skyddade mot det. Att ta av sig hatten hemma hos någon var ett sätt att visa respekt. Att ha hatten på ansågs betyda att man tyckte de hade det skitigt hemma. Nu lever vi inte i industrialismens tidsera längre. Nästan ingen vet varför vi ska ta av oss hatten inomhus, ändå har en jäkla massa ställen regler kring det. Skolor och klubbhus på golfklubbar inte minst. 🙂 Jaja, det var en parentes. Som sagt, jag är ingen regelverksmänniska. Många regler skapas, som kepsförbud, utan ett klart syfte. Det här måste vara tydligt. Finns det en regel måste det finnas ett tydligt syfte med den. Varför får jag inte ha keps på jobbet? Nej, det är en säkerhetsrisk för att du kan… Varför skall jag svara kunden inom X dagar? Därför att vi vill vara ett företag som upplevs som seriösa och ger god service. Idag förväntas svar komma snabbt och vi måste vara del av det samhället. Annars riskerar vi förlora kunden till någon annan.

Nedan hittar ni sju riktlinjer ( 😉 ) för att få ett regelverk eller policies att fungera på det sätt som det är tänkt:

• Skall ni nödvändigtvis ha regler och policies, se till att de har ett klart syfte och kommunicera ut det syftet.
• Skall ni ha regler och policies, se till att de är tydliga och konkreta, att människor förstår dem.
• Skall ni ha regler och policies, se till att era anställda är med och är delaktiga i framtagandet.
• Skall ni ha regler och policies och vill vara en del av er samtid, se till att era kunder och er målgrupp får vara med och påverka dem. För i slutändan är det dem ni är till för.
• Skall ni ha regler och policies, se till att det finns en tydlig konsekvensbeskrivning om de inte följs. Med en upptrappning av konsekvenser vid flera överträdelser.
• Skall ni ha regler och policies, se till att du som ledare lever som du lär. Alla regler gäller även dig.
• Skall ni ha regler och policies, se till att alla chefer är konsekventa i konsekvenserna.

Eller säg What the fuck och lev anarkistiskt! 😀

Vi ses i en gladare och lyckligare morgondag!

Happy Cato